20.08.2004
Heikki Heinimäki aloitti keskustelun virkamiesten liian suureksi paisuneesta vallasta (VS 15.08). Kirjoituksesta voi saada käsityksen että virkamiehet jonkinlaisen salaliiton avulla olisivat kaapanneet vallan valtuutetuilta. Näin ei varmaankaan ole, puutteet löytynevät päätöksentekoprosessista. Oli miten oli, mielestäni tärkeintä ei ole puutteisiin kaivautuminen ja syyllisten etsintä. Huomattavasti rakentavampaa olisi löytää korjaavia toimenpiteitä. Heikki Heinimäen ja Timo Auvisen (VS 18.08) esilletuomien vaihtoehdottomien virkamiesvalmistelujen syntyminen voidaan välttää käyttämällä yksityisellä sektorilla yleisiä katselmuskäytäntöjä. Tällä hetkellä tilataan selvitystyö , josta kuullaan seuraavan kerran kun työ on valmis. Silloin on liian myöhäistä todeta että tulikin liivit eikä housut.
Valmistelutyön tilaavan luottamushenkilöelimen pitää asettaa työlle ohjausryhmä joka katselmoi työn edistymistä.
Aloituskatselmuksessa esitetään mitä vaihtoehtoja aiotaan selvittää ja millä resursseilla/pätevyydellä/budjetilla työ on aikomus tehdä. Työn tavoitteet pitää myös esittää:”Näin ymmärsimme tehtävän” .Tässä vaiheessa voidaan tarvittaessa ohjata selvitystyö ulkoiselle konsultille. Tämä on yleensä kaikkein tärkein katselmus.
Työn aikana pidetään yksi tai useampi ohjauskatselmus, jossa esitellään tähän mennessä saadut tulokset. Tässä katselmuksessa voidaan selvitettäviä vaihtoehtoja karsia tai tarkentaa. Katselmus voidaan kutsua koolle joko tehtävien valmiusasteen tai kuluneen ajan perusteella.
Ennen päättävälle elimelle esittelyä ohjausryhmä tarkistaa tulokset. Onko asetetut tavoitteet saavutettu? Onko vaihtoehtoja selvitetty riittävässä laajuudessa ohjausryhmän ohjeiden mukaisesti? Vain jos näihin kysymyksiin voidaan vastata myöntävästi voidaan valmistelu hyväksyä.
Kun tällaisia toimintaprosesseja otetaan käyttöön niitä pidetään usein raskaina ja ylibyrokraattisina. Uusien toimintatapojen vakiinnuttua niistä pidetään. Työn tilaajat (valtuutetut) saavat mitä halusivat. Työn suorittajat (virkamiehet) ovat myös mielissään koska he tietävät täsmälleen mitä heiltä odotetaan. Lisäksi on olemassa foorumi jolta voi tarvittaessa kysyä lisäohjeita. On tietenkin mahdollista että lisääntyvä katselmointi vähentää valmistelukapasiteettia. Tärkeämpää on kuitenkin että tehdään oikea työ oikeassa laajudessa!
Toinen tyypillinen syy vastustaa tällaista prosessinkehityshanketta on että ”juuri nyt” on niin kiire ettei tällaiseen projektiin ole aikaa. Koska tällaisen prosessin käyttöönotto pureutuu juuri tehtävien mielekkyyteen näen kuitenkin että vain harvat tehtävät voivat olla prioriteetiltään tätä korkeampia.